Datenschutzhinweise

Wichtige Informationen über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch den Hochsauerlandkreis nach den Art. 13, 14 und 21 Datenschutz-Grundverordnung (DS - GVO)

In den nachfolgenden Datenschutzhinweisen geben wir gern einen Überblick über unseren Umgang mit Ihren Daten und über die Ihnen zustehenden Ansprüche und Rechte.

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Verantwortliche Stelle ist:

Hochsauerlandkreis

Der Landrat

Steinstraße 27

59872 Meschede

Nordrhein-Westfalen

Tel.: 0291/94-0

http://www.hochsauerlandkreis.de/

2. Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter:

Hochsauerlandkreis

Datenschutzbeauftragter

Eichholzstraße 9

59821 Arnsberg

Nordrhein-Westfalen

Tel.: 0291/94-4804

e-mail: Datenschutz@hochsauerlandkreis.de

Bitte beachten Sie, dass bei einer Kommunikation per E-Mail keine vertrauliche Kommunikation gewährleistet werden kann.

3. Begriffsbestimmungen

personenbezogene Daten

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, durch die eine einzelne natürliche Person identifiziert werden kann. Dies können beispielsweise sein: Name, Adressdaten, E-Mail-Adresse, Internetadresse, Personalausweisnummer, IP-Adresse, Einzelangaben (Geschlecht, Titel, Größe, Haarfarbe) etc. Ebenfalls sind Daten, über die sich ein Personenbezug herstellen lässt, als personenbezogene Daten anzusehen (z.B. KFZ-Kennzeichen, Kontonummer, Rentenversicherungs-nummer, Matrikelnummer).

Verarbeitung

Verarbeitung ist alles, was man mit personenbezogenen Daten machen kann. Beispielsweise erheben, erfassen, organisieren, ordnen, speichern, anpassen oder verändern, auslesen, abfragen, verwenden, offen legen, übermitteln, verbreiten, bereitstellen, abgleichen, verknüpfen, einschränken, löschen oder vernichten.

Auftragsverarbeiter

Auftragsverarbeiter ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die den Hochsauerlandkreis bei der Erfüllung seiner Verpflichtungen unterstützt, und dabei zwangsläufig in seinem Auftrag personenbezogene Daten verarbeitet.

Einwilligung

Von einer Einwilligung spricht man, wenn eine natürliche Person freiwillig und vollständig informiert für einen bestimmten Zweck der Verarbeitung ihrer Daten zustimmt. Diese Zustimmung kann schriftlich, elektronisch oder auch mündlich erfolgen. Das Geben der Einwilligung darf nicht an eine "Belohnung" in irgendeiner Form gebunden sein.

4. Wofür werden meine Daten verarbeitet und auf welcher Rechtsgrundlage?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS - GVO). Nach Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e) DS - GVO ist die Verarbeitung rechtmäßig, wenn sie für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde. Der Hochsauerlandkreis nimmt zahlreiche gesetzliche Pflichtaufgaben (z.B. als Kreisordnungsbehörde, als untere staatliche Verwaltungsbehörde, als örtlicher Sozialhilfeträger, als Jugendhilfeträger) wahr. Für die Erfüllung dieser Aufgaben werden für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke nur die notwendigen Daten erhoben. Diese werden nicht zu anderen Zwecken weiterverarbeitet.

Im übrigen verarbeiten wir personenbezogene Daten nur, soweit Sie uns nach Art. 7 DS - GVO eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben. Die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung ist nach Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a) DS - GVO auf der Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann gem. Art. 7 Abs. 3 DS -GVO jederzeit widerrufen werden. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DS - GVO, also vor dem 25. Mai 2018 gegenüber dem Hochsauerlandkreis erteilt worden sind. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.

Die Verarbeitung besonders sensibler Daten im Sinne von Art. 9 DS-GVO (Daten, aus denen die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse und weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, sowie genetische Daten, biometrische Daten zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung einer natürlichen Person) ist generell verboten und erfolgt nur in gesetzlich geregelten Ausnahmefällen (z.B. zum Schutz der Öffentlichkeit vor schwerwiegenden Erkrankungen) oder wenn Sie in die Verarbeitung ausdrücklich eingewilligt haben.

5. Wer bekommt meine Daten?

Innerhalb des Hochsauerlandkreises erhalten diejenigen Stellen Ihre Daten, die diese zur Erfüllung gesetzlicher oder vertraglicher Pflichten benötigen (z.B. der Fachdienst 'Finanzwirtschaft' zur Zahlungsabwicklung oder Vollstreckung).

Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten von uns erfolgt an unsere externen Dienstleistungspartner (Auftragsverarbeiter i.S.d. Art. 28 DS-GVO), die wir zur Erfüllung unserer Pflichten benötigen. Dabei handelt es sich beispielsweise um IT-Dienstleister und um mit der Akten- oder Datenträgervernichtung beauftragte Unternehmen. Der Umfang der übermittelten Daten beschränkt sich auf das erforderliche Minimum.

Eine Datenweitergabe an Empfänger außerhalb des Hochsauerlandkreises erfolgt nur, wenn:

• Sie Ihre nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe a) DS -GVO ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben,
• für die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe c) DS - GVO eine gesetzliche Verpflichtung besteht (z.B. an andere Behörden: vom Straßenverkehrsamt an das Kraftfahrtbundesamt, Kfz-Haftpflichtversicherer, Hauptzollamt),
• die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe d) DS - GVO erforderlich ist, um Ihre lebenswichtigen Interessen (z.B. im Rahmen des Katastrophenschutzes) oder die einer anderen natürlichen Person zu schützen,
• dies gesetzlich zulässig und nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe b) DS - GVO für die Abwicklung von Vertragsverhältnissen mit Ihnen erforderlich ist,

-          die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe e) DS - GVO für die Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, erforderlich ist.

6. Wo kann ich erfahren, für welchen Zweck, welche meiner personenbezogenen Daten verarbeitet werden, und welche Empfänger ggf. meine Daten erhalten?

Der Hochsauerlandkreis führt ein Verzeichnis aller Verarbeitungstätigkeiten in seiner Zuständigkeit nach Art. 30 DS - GVO, welches folgende Angaben enthält:

• Zwecke der Verarbeitung (z.B. Schülerverwaltung, Antragsbearbeitung, Kreistagsin-formationssystem, Fahrerlaubnisregister)
• Kategorien betroffener Personen (z.B. Mitarbeiter/-innen, Antragsteller)
• Kategorien personenbezogener Daten
• Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die personenbezogenen Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden (z.B. in der Kategorie "Lohn- und Gehaltsabrechnung": Banken, Sozialversicherungsträger, Finanzämter)

-          Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien

Nähere Informationen zu diesem Verzeichnis können Sie bei dem Datenschutzbeauftragten für den Hochsauerlandkreis (siehe Ziffer 2) erfragen.

7. Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange es für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist.

Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, ihre - befristete Weiterverarbeitung ist aus folgenden Gründen erforderlich:

• Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen, z.B. für bestimmte Unterlagen nach der Aufenthaltsverordnung, Belege der Zahlungsabwicklung, Fachakten
• Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen von Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) betragen die Verjährungsfristen in der Regel 3 Jahre, sie können in gewissen Fällen aber auch bis zu 30 Jahre betragen.

-          Erfüllung der sich aus dem Rechtsstaatsprinzip abgeleiteten Aufbewahrungspflicht für kommunale Aufzeichnungen und Dokumente. Die Fristen können sich auf bis zu 30 Jahre belaufen.

8. Werden meine Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Eine Datenübermittlung an Empfänger in Drittländern erfolgt nur, sofern dies zur Erfüllung unserer gesetzlichen Pflichtaufgaben erforderlich, gesetzlich vorgeschrieben ist oder Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben.

9. Welche Datenschutzrechte habe ich?

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DS-GVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DS - GVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DS - GVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DS - GVO, das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DS - GVO sowie das Recht auf Widerspruch nach Art. 21 DS - GVO.

Darüber hinaus haben Sie ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde gem. Art. 77 DS - GVO. Die für den Hochsauerlandkreis zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz NRW

Kavalleriestraße 2 - 4

40213 Düsseldorf

www.ldi.nrw.de

Sofern Sie eine Beschwerde eingereicht haben, unterrichtet die Aufsichtsbehörde Sie über den Stand und die Ergebnisse der Beschwerde einschließlich der Möglichkeit eines gerichtlichen Rechtsbehelfs nach Art. 78 DS - GVO.

10. Besteht für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Sie müssen nur diejenigen personenbezogenen Daten zur Verfügung stellen, die für die Erfüllung unserer gesetzlichen Pflichten erforderlich sind (z.B. im Antragsverfahren für finanzielle oder sonstige Leistungen) oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind (z.B. als Kreisordnungsbehörde). Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, unsere gesetzlichen Aufgaben zu erfüllen, oder Ihnen ggf. zustehende staatliche Leistungen zukommen zu lassen.

Im Rahmen privatrechtlicher Geschäftsbeziehungen müssen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung unserer Geschäftsbeziehung und der Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, den Vertrag mit Ihnen zu schließen oder diesen auszuführen.